En öppen dag är ett välkänt fenomen inom utbildning. Det är ett väldigt bra sätt att introducera människor till sin skola. Besökare tycker om att lära känna skolan eller universitetet de ska söka till och arrangörerna kan visa alla aspekter av sin skola eller universitet för framtida elever, studenter och intressenter. Detta är också anledningen till att öppet hus ökar i populäritet och antalet besöksdagar vid arrangemang av öppet hus ökar.
I den här artikeln ger vi flera goda skäl för att anordna ett öppet hus och praktiska tips för att anordna ett lyckat sådant.
5 anledningar till att arrangera öppet hus
Det finns många anledningar till varför det är värt att överväga att anordna ett öppet hus för din skola, universitet eller din fakultet. En av anledningarna nedan kan vara tillräckligt, men du kan vara säker på att flera skäl är sammanflätade:
1. Öka varumärkesmedvetenheten och bilden av din skola
De som besöker ditt öppna hus lär känna ditt lärosäte och vidarebefordrar förhoppningsvis detta till andra. Detta säkerställer ett positivt rykte och mer varumärkeskännedom. Ge bort fina produkter med din skolas logotyp på, som en vattenflaska med logotyp eller annan snygg pryl. På så sätt kommer ditt varumärke att hålla sig väl även efter arrangemanget av öppet hus.
2. Upprätthålla kontakt med besökarna
På ett lärosäte kommunicerar man vanligtvis med befintliga elever och deras anhöriga via telefon eller e-post. Ett öppet hus ger er möjlighet att prata med varandra mer informellt och personligt. Ge dina (blivande) elever och studenter en titt bakom kulisserna så att de kan se hur en dag kan se ut hos just ditt lärosäte. Visa vad du briljerar med och vad du gör för att göra det så bra som möjligt för studenterna. På detta sättet stärker du relationen till både blivande studenter och deras anhöriga till ditt varumärke och lärosäte.
3. Bygg upp en god relation med de människor som bor i skolans närhet
Har din skola nyligen flyttat? Eller får du många frågor från personer i området som är nyfikna på vad du gör som organisation? Då är ett öppet hus det perfekta sättet att presentera dem! Kanske kommer lokalbefolkningen att ge lite extra mun-till-mun-reklam efter det öppna huset. Så det är inte fel i flera avseenden att bjuda in dem.
4. Rekrytering av personal
Att attrahera och behålla bra personal är en stor utmaning för många organisationer. Du måste särskilja dig från konkurrenterna och visa varför det är roligt att jobba för just din organisation. Detta är också känt som employer branding. Med hjälp av ett öppet hus kan du övertyga framtida medarbetare att komma och jobba för dig. Så det kan vara en mycket bra del av din rekryteringskampanj.
5. Motiverande personal
En öppet hus kan också ha en motiverande effekt för din nuvarande personal. Låt dina anställda tänka på detaljerna kring det öppna huset. Det är något som skiljer sig från deras vanliga aktiviteter och därför extra roligt att göra!
Utöver ovan nämnda skäl kan en flytt, en omorganisation eller en renovering av din plats vara en utmärkt anledning att arrangera ett öppet hus. Det är det perfekta sättet att ta emot besökare på ett informellt sätt. För där lär man känna varandra i en trevlig och avslappnad miljö.
10 tips som gör ditt öppet hus till en succé
Nu vet du varför det kan vara en bra idé för din skola eller universitet att organisera ett öppet hus. Men hur organiserar man ett lyckat öppet hus? Vi listar 10 tips för ett välordnat och strukturerat öppet hus.
1. Fundera noga över syftet med ditt öppet hus
Fundera noga på vad du vill uppnå med ditt öppet hus och anpassa dagen och aktiviteterna därefter. Diskutera även detta med interna och externa berörda parter. Allt som gästerna uppfattar och upplever är direkt kopplat till din undervisningsanstalt och kvaliteten på undervisningen. Så se till att allt ordnas perfekt.
2. Ta tillräckligt med förberedelsetid
Att organisera ett öppet hus tar tid. Du måste göra en plan, engagera rätt personer, boka möten och begära offerter. Dessutom är det viktigt att dina gäster får en inbjudan i tid, så att de kan hålla denna dag ledig. Erfarenheten visar att du behöver minst tre månader för att förbereda allt ordentligt.
3. Förvandla det till ett projekt och tillhandahåll ett manus
Ett öppet hus består av separata moment. Varje element måste vara separat och välordnat för att smälta samman i ett ögonblick. Så sätt ihop en arbetsgrupp i god tid för att hålla överblicken och dela upp uppgifterna. Skriv in avtal i skrift och gör upp ett scenario med alla handlingar och vem som gör vad för det öppna huset.
4. Välj rätt tidpunkt
Rätt tidpunkt kan skilja sig åt per målgrupp. Försök att ta reda på vad som är den mest gynnsamma dagen för dina besökare. Ofta är en fredag eftermiddag en trevlig tid för en ”utflykt”, men en lördag kan också vara en bra dag. Se till att ditt öppet hus inte sammanfaller med en helgdag eller en större händelse i området.
5. Håll dig inom din budget
Det är viktigt att fastställa en budget i förväg. Om du involverar externa parter är det bra att begära in offerter och att göra bra prisöverenskommelser, så att du inte ställs inför några överraskningar. Det är klokt att hålla 10 % marginal för oförutsedda utgifter.
När du har kartlagt de elementära ärendena kan du gå vidare till inventering och räkna ut de praktiska ärenden som följande tips handlar om.
6. Gör något speciellt av din inbjudan och bjud in rätt personer
- Få din inbjudan att sticka ut så att den faktiskt är ”inbjudande”.
- Förmedla rätt budskap.
- Bjud in (blivande) studenter, även om du bara kommunicerat med dem via mejl eller telefon tidigare.
- Bjud in leverantörer och tredjepartsföretag som tillhandahåller tjänster och produkter åt ditt lärosäte.
7. Ge catering, garderob och uppmärksamhet åt dina besökare
- Se till att gästerna välkomnas på ett bra sätt vid ankomst.
- Inrätta ett separat rum med en välorganiserad garderob.
- Lägg ut cateringen på entreprenad till ett professionellt företag, så att snacks och dryck alltid är tillgängligt.
- Lämna över dessa ärenden till rätt personer, så att du kan fokusera på dina besökare utan några bekymmer.
8. Var uppmärksam på rundturen av ditt lärosäte
- Ge professionell vägledning och förklaring av väl förberedda medarbetare.
- Håll skåpen stängda och se till att rum och skrivbord är städade.
- Se till att det inte ligger några dokument framme i klassrum.
9. Gör parkeringen enkel för gästerna
Bra parkering förhindrar frustration och din gäst behåller sitt goda humör. Du kan uppnå detta med hjälp av följande tips:
- Låt gästerna veta var de ska parkera sin bil.
- Ange vid behov parkeringsalternativet på tydligt igenkännbara informationsskyltar.
- Använd vid behov frivilliga som parkeringsövervakare.
10. Ge dina gäster en present att ta med hem
Ge dina gäster ett fint minne av ditt öppet hus. Reklamartiklar och affärspresenter är extremt lämpliga för detta. Du kan få den tryckt med din skolas logotyp och text som påminner om ditt öppet hus. Med en funktionell reklampresent kommer du regelbundet att ses av dina kunder även efter det öppna huset. Ett bra sätt att marknadsföra ditt lärosäte och öka varumärkesmedvetenheten. Tänk till exempel på en vacker tryckt penna eller en tryckt kaffemugg. Båda produkterna kommer väl till pass för alla. Eller ge ett USB-minne med logotyp med bilder eller en presentation av din skola. Gör det till en fin goodiebag med något gott. Det går också bra att skriva ut godis med logotyp. Det finns många idéer för en trevlig giveaway för besökarna.
Vi tar det till nästa gång
En bra utvärdering är en viktig del. Beröm dina medarbetare och tacka de som hjälpte till att organisera det öppna huset för deras insatser. Det är verkligen uppskattat. Vad gick bra? Vilka är förbättringspunkterna? Lär dig av erfarenheterna och använd dem för att organisera ett öppet hus som blir ännu mer lyckat nästa gång. Om du har gett löften till dina gäster är det viktigt att dokumentera och följa upp dem.
Har du öppet hus snart hoppas vi att våra tips bidrar positivt till detta. Vi hjälper mer än gärna till med att ordna rätt reklammaterial till just ditt öppet hus. Hör av dig till vår säljavdelning om du behöver hjälp med din beställning!