Oavsett om det gäller en företagsutflykt, en konferens, en öppen dag eller en produktlansering: det är mycket att tänka på när man organiserar ett lyckat affärsevenemang. Du siktar på att eventet ska få önskad effekt på besökarna, men du vill också optimera din tid och budget. Om du förbereder dig för att organisera ett evenemang och vill göra det minnesvärt, kolla in dessa tips nedan!
1. Förbered i god tid
Om du vet datumet för ditt evenemang i god tid, börja dina förberedelser tidigt. Att organisera ett lyckat evenemang kräver mycket tid och ansträngning och det ligger mer i det än man först tror. Känner du att du har ont om tid? Överväg att kontakta dedikerade evenemangsplanerare eller konsulter för hjälp. Kom ihåg att om du tar dig tid eller söker extra hjälp kan det göra stor skillnad för resultatet av ditt evenemang.
2. Definiera målen och målgruppen
Förtydliga dina mål och målgrupp. Börja med att svara på de två nyckelfrågorna om vad du vill uppnå med evenemanget och vem du tänker nå. Sätt upp tydliga mål:
- Stärka varumärkesidentiteten
- Öka varumärkeskännedomen
- Marknadsföra produkter eller tjänster
- Delar kunskap
- Att komma i kontakt med (potentiella) kunder och relationer
- Driv direktförsäljning
- Generera leads
- Främja samarbete inom en organisation
- Lansering av nya produkter
- Uppmuntra kreativitet
- Visa socialt ansvar
Överväg att konvertera målen till mätbara KPI:er, som antalet sålda produkter eller antalet leads från evenemanget. Skapa dessutom en tydlig profil av målgruppen/målgrupperna för evenemanget. Denna profil kan till exempel bestå av ålder, befattningar och branscher, intressen, personliga mål och föredragna kommunikationskanaler.
3. Upprätta budgeten
Att uppskatta en budget för ditt evenemang kan vara utmanande men är ett avgörande steg i planeringen. Se därför till att ha en flexibel budget så att du fortfarande har lite rörelseutrymme. Tänk till exempel på 5 % till 10 % extra för oförutsedda utgifter. Se till att ta hänsyn till dolda kostnader i din budgetplanering såsom skatter, serviceavgifter, tillstånd och försäkringar. Håll ett öga på dina utgifter under hela evenemangsplaneringsprocessen för att säkerställa att du håller dig inom budgeten.
4. Omfamna hållbarhet
Hållbarhet är och förblir en viktig trend inom branscher, inklusive event. Fundera på hur du kan göra ditt evenemang mer hållbart. Det kan vara allt från att till exempel använda återanvändbara koppar, separera avfall med återvinningsstationer, hållbara giveaways, till energieffektiv belysning och vattenbesparande åtgärder.
5. Gör en överblick
När du ska organisera ett event är ett bra manus nödvändigt. Detta inkluderar bland annat:
- En översikt över evenemangets mål och målgrupp.
- Kontaktuppgifter till alla inblandade parter.
- En översikt över budgeten för evenemanget.
- Tidslinjen och programmet för evenemanget.
- Information om plats och karta.
- Tekniska specifikationer relaterade till belysning, ljud, internetanslutningar m.m.
- Information om catering.
- En lista över involverade anställda och deras ansvarsområden.
- Säkerhets- och nödrutiner.
- En översikt över marknadsförings- och marknadsföringsstrategierna.
- Checklistor före evenemanget.
Se till att den är så komplett som möjligt, så att alla är medvetna om nödvändig information och riktlinjer.
6. Öka din varumärkesmedvetenhet
Vill du attrahera fler besökare till ditt event? Förbättra din varumärkesmedvetenhet för att öka närvaron! Tänk på roliga kampanjer, som att dela ut flygblad till din målgrupp ofta. Lägg till några fina produkter att dela ut med löpsedlarna som solglasögon med logga, en vattenflaska med tryck eller nyckelring med tryck. På så sätt kommer namnet på din händelse bli ihåg kommet. Kontrollera vilka kanaler din målgrupp är mest aktiv på och se till marknadsföring på dessa. Engagera dem med skräddarsytt innehåll och kampanjer för att få fler besökare.
7. Säkerställ enkel åtkomst
Att skapa en smidig och välkomnande entréupplevelse är nyckeln till att göra ett positivt första intryck av ditt evenemang. Vidta praktiska åtgärder som att installera publikbarriärer för att hantera köer, se till att det finns tillräckligt med anställda vid entrén för att hjälpa deltagarna och underlätta smidiga incheckningar. Förse armband eller nyckelsnöre med märken för enkel identifiering och åtkomst. Överväg dessutom att implementera en separat VIP-ingång och erbjuda exklusiv tillgång.
8. Fånga din händelse på video
Att fånga ditt evenemang genom video bevarar inte bara minnesvärda ögonblick utan fungerar också som kraftfullt marknadsföringsmaterial. Dela evenemangsfoton och videor på sociala medier för att visa upp spänningen och framgången för ditt evenemang, locka ny publik och uppmuntra framtida närvaro. Marknadsför användargenererat innehåll genom att uppmuntra deltagarna att dela sina foton och videor med din hashtag, utöka räckvidden och öka varumärkets synlighet för framtida evenemang.
9. Utvärdera och förbättra
När evenemanget är över är det viktigt att ta tid att utvärdera dess framgång och områden för förbättringar. Vad gick bra och vad kan förbättras? Börja med att samla in feedback från gästerna med hjälp av ett kort frågeformulär som skickas till dem efter evenemanget. Erbjud en chans att vinna gratisbiljetter till nästa års evenemang för att ge ett extra incitament att fylla i undersökningen. Analysera svaret och använd input för att organisera nästa händelse.
10. Visa uppskattning
En ofta förbisedd aspekt av event ledningen är att uttrycka tacksamhet till alla som bidragit till dess framgång. Ta dig tid att tacka ditt team och dina partners genom att fira tillsammans efter evenemanget. Ordna ett efterevenemang och ge alla en fin present för att visa uppskattning. Detta kan variera från ett paraply med logga, en goodiebag med fina prylar eller ett presentkort.
Behöver du mer inspiration för att organisera ditt event? Läs följande artiklar: