I föregående blogginlägg delade vi med oss antal tips för att organisera ett öppet hus. Tipsen utgår ifrån grunderna till en välorganiserad dag. En bra grund är A och O. När du har tagit kontroll över grunderna är det dags att identifiera och lösa praktiska utmaningar.

Fokus på praktiska utmaningar

Skapa inbjudningar som sticker ut från mängden och bjud in rätt gäster

Se till att dina inbjudningskort är riktigt “inbjudande”. De bör stå ut från mängden och förmedla rätt meddelande. Det är en god idé att skicka med ett svarskort, så att dina inbjudna gäster kan ange huruvida de kan komma. Bjud in (potentiella) kunder – även om du bara har pratat med dem via telefon. Leverantörer, säljare, utomstående bolag som tillhandahåller tjänster och representanter från (branschens) press bör alltid välkomnas. Genom att även bjuda in dina anställda och deras familjer stärker bandet de har med bolaget.

Catering, kapprum och presenter

Du vill vara professionell och den bästa arrangören de någonsin träffat. Det blir du genom att fokusera på ett antal saker. Till exempel så är det trevligt om dina gäster välkomnas när de anländer. Se till att ha ett separat, välorganiserat kapprum så att gästerna kan känna sig bekväma med att hänga av sig sina ytterkläder eller lämna sina paraplyer. Om gäster har tagit med sig presenter, flaskor med vin eller blommor, se då till att du kan lämna över dem till någon som ansvarar för att lägga dem på rätt plats och att fästa en etikett på dem så att du vet vem som gett dig vad. Med hjälp av etiketterna kan du senare tacka rätt gäster för rätt presenter. Det är en god idé att erbjuda catering, så att alla får tilltugg och dricka vid rätt tidpunkt. Om du har organiserat tillställningen på rätt sätt och delegerat ansvar till rätt personer så kan du slappna av och ge gästerna all din uppmärksamhet.

En guidad rundtur av bolaget

Om du vill ge gästerna chansen att ta en titt “bakom kulisserna” så bör du se till att de visas runt på ett professionellt sätt, av väl förberedd personal.
Det är viktigt att alla områden är prydliga och rena. Se till att ta bort bilder och affischer med interna skämt, eller bilder som kan vara stötande. Håll skåp stängda och se till att skrivbord är städade. Se även till att viktiga dokument är inlåsta, så att gästerna inte ser information eller korrespondens som inte borde läsas av utomstående. Det här är saker som gäster märker och kommer ihåg och som formar deras intryck av ditt bolag.

Praktisk parkering för gästerna

Om din verksamhet är benägen i ett område med gott om gratis parkering så behöver du inte göra något ytterligare för att se till att dina gäster har någonstans att ställa bilen. Men om inte, se till att informera besökarna var de kan parkera. Om nödvändigt så kan du hänvisa till tillgänglig parkering med tydliga skyltar, eller be frivilliga att agera parkeringsvakter. Det låter dig fokusera på kunden redan från början, undvika missförstånd och se till att gästerna anländer med gott humör.

Ge dina gäster en present att ta med sig hem

Låt inte gästerna gå hem tomhänta; ge dem en present som påminner dem om dagen. Reklamgåvor och företagsgåvor passar perfekt för det. Priset är inte det viktigaste. Att överraska gästerna med en unik present är vad som spelar roll. Det finns otaliga reklamgåvor att välja och vraka bland. Dessutom kan du trycka din logga, bolagets namn och en text på produkterna, för att påminna besökarna om er tillställning. När du ger bort något användbart så kommer dina gäster dessutom att påminnas om ditt bolag varje gång de använder sin present, långt efter att eventet ägt rum. Det är ett utmärkt sätt att göra reklam på!